업무 메일 작성법, AI로 정중한 요청 메일 쓰기

보도자료 작성 AI로 얻을 수 있는 것부터 말하면 이렇습니다. 팩트 시트 아홉 줄을 넣으면 챗GPT가 제목, 부제, 리드문, 본문, 대표 인용, 회사 소개, 문의처를 갖춘 초안을 한 번에 내놓습니다. 그런데 같은 초안을 다시 점검시키면 팩트 시트에 없던 문장이 네 개 걸러집니다.

그래서 순서는 두 번입니다. 사실만 넣어 초안을 받고, 덧붙은 문장을 골라내는 질문을 한 번 더 던집니다. 아래에서 구조, 프롬프트, 점검 방법을 차례로 봅니다.

팩트 시트, 1차 초안, 점검 후를 나란히 놓으면

항목	팩트 시트만 있을 때	챗GPT 1차 초안	점검 질문 후
구조	순서와 형식을 직접 잡아야 함	제목·부제·리드문·본문·인용·회사 소개·문의처	구조 유지
제목	한 줄 메모	출시일을 넣은 제목 1개	출시·성과·영양사 효용 기준 3안
리드문	없음	육하원칙 2문장	경제지용, 교육 전문지용 2안
수치	18% 감소(학교 자체 기록 기준)	기준까지 본문에 명시	비교 시점·산출 방식 확인 요청
덧붙은 문장	해당 없음	팩트 시트에 없는 확장 문장 4개	문장별 문제와 고칠 방향 제시
미정 정보	월 이용료 [미정]	문의처 아래 [확인 필요]로 남김	본문에서 빼라는 권고

보도자료 기본 구조: 기자가 읽는 순서대로

보도자료는 첫 문단만 읽어도 기사를 쓸 수 있게 중요한 정보부터 배치합니다. 보도 시점을 정해 둔 경우에는 맨 위에 엠바고(○월 ○일 오전 ○시 이후 보도)를 표시합니다.

1. 제목: 무엇이 새로운지 한 줄로
2. 부제: 근거가 되는 수치나 두 번째 사실 1~2줄
3. 리드문: 누가, 언제, 무엇을, 왜. 2~3문장
4. 본문: 기능, 근거, 배경 순으로 중요한 것부터
5. 인용: 대표나 담당자의 말. 승인받은 원문 그대로
6. 회사 소개: 매번 같은 2~3문장
7. 문의처: 담당자, 이메일, 전화

핵심 정보 입력 프롬프트: 팩트 시트가 먼저

챗GPT 무료 플랜으로 충분하고, 준비물은 팩트 시트 한 장입니다. 숫자 옆에는 그 기준(누가, 어떤 방식으로 기록한 값인지)을 적고, 정해지지 않은 항목은 비워 두지 말고 [미정]이라고 씁니다. 빈칸을 두면 AI가 그럴듯한 값을 채우기 쉽습니다. 예시는 급식 관리 스타트업 '도담푸드테크'가 잔반 측정 서비스 '잔반제로'를 출시하는 가상의 상황입니다.

너는 기업 홍보팀에서 보도자료를 10년간 써 온 담당자야.
아래 [팩트 시트]만 근거로 국문 보도자료 초안을 써 줘.

[팩트 시트]
- 회사: 도담푸드테크 (학교 급식 관리 솔루션 스타트업, 서울 성동구)
- 발표 내용: 급식 잔반 측정 서비스 '잔반제로' 정식 출시
- 출시일: 2026년 11월 18일(수)
- 기능: 배식 후 식판을 촬영하면 메뉴별 잔반량을 자동 기록, 영양사용 주간 리포트 제공
- 시범 운영: 2026년 4~9월, 서울 지역 초등학교 12곳
- 시범 운영 결과: 참여 학교 평균 잔반량 18% 감소(학교 자체 기록 기준)
- 인용: 이하늘 대표 "영양사 선생님이 메뉴를 바꿀 근거를 숫자로 갖게 하는 것이 목표"
- 가격: 학교당 월 이용료 [미정]
- 문의: 홍보 담당 정민재 매니저, press@dodam.example

[작성 규칙]
- 구조: 제목 → 부제 → 리드문(육하원칙 2~3문장) → 본문 3문단 → 대표 인용 → 회사 소개 → 문의처
- 팩트 시트에 없는 수치·기관명·인용은 만들지 말고, 필요한 정보는 [확인 필요]로 표시
- 과장 표현(최초, 혁신적, 획기적) 금지, 기사체 종결어미(~했다, ~이다)
- 분량 1,000자 안팎

제목과 부제부터 대표 인용, 문의처까지 한 번에 나온 보도자료 초안

출시일, 학교 수, 18%와 그 기준은 팩트 시트 그대로 들어갔고, 가격은 지어내지 않고 [확인 필요]로 남았습니다. 반면 "실제 급식 운영 데이터를 바탕으로 식단을 검토할 수 있다" 같은 문장은 팩트 시트에 없는 내용입니다. 이런 문장이 다음 단계에서 걸러낼 대상입니다.

제목·리드문 여러 버전 받고 덧붙은 문장 골라내기

같은 대화창에서 이어서 요청합니다. 제목은 관점별로, 리드문은 매체별로 나눠 달라고 하고, 마지막에 점검 표를 붙입니다.

좋아. 이번에는 제목과 리드문만 다시 뽑아 줘.

1) 제목 3안: ①출시 사실 중심 ②시범 운영 성과(18%) 중심 ③영양사 입장의 효용 중심, 각 35자 이내
2) 리드문 2안: 경제지용(서비스·성과 중심), 교육 전문지용(학교 현장 중심), 각 2문장
3) 위 초안 본문에서 팩트 시트에 없는 표현이나 확인이 필요한 문장을 표로 정리 (열: 문장 | 문제 | 고칠 방향)

관점별 제목 3안과 매체별 리드문, 팩트 시트를 벗어난 문장을 고른 표

표에는 식단 검토, 잔반이 많은 메뉴 분석, 향후 사업 계획, 회사 사업 범위처럼 팩트 시트를 넘어선 문장 네 개와 18% 수치의 비교 시점·산출 기준을 확인하라는 지적이 함께 나옵니다. 제목은 하나를 고른 뒤 부제와 겹치는 단어를 줄이면 됩니다.

출시 전에 내부 보고 문서가 먼저 필요하다면 기획서 작성 AI 활용법: 목차부터 초안까지에서 같은 팩트를 기획서 목차로 펼치는 방법을, 배포 뒤 반응을 팀에 공유할 때는 AI 보고서 작성 프롬프트로 주간보고 초안 만드는 법을 참고하세요.

배포 전 사실 확인과 표현 점검

• 숫자: 기준과 기간을 숫자 바로 옆에 둡니다. "18% 감소"만 남으면 외부에서 검증한 성과처럼 읽힐 수 있습니다.
• 인용: AI가 문장을 다듬었다면 당사자에게 최종 문구 승인을 받습니다.
• 남은 표시: 찾기 기능으로 "[확인"과 "[미정"을 검색해 하나도 남지 않았는지 봅니다.
• 표현: 최초, 유일, 혁신 같은 단어는 근거가 없으면 뺍니다. 맞춤법과 띄어쓰기는 국립국어원의 어문 규범에서 확인할 수 있습니다.
• 보안: 엠바고 전 출시 정보나 미공개 실적은 회사 정책을 먼저 확인합니다. 개인 계정이라면 OpenAI 데이터 제어 설정에서 모델 개선 사용을 끄거나 임시 채팅을 쓸 수 있습니다.

AI로 쓴 보도자료, 그대로 보내도 될까

초안 도구로는 쓸 만하지만 그대로 배포하기는 이릅니다. 구조와 문장은 AI에 맡기고 숫자, 인용, 날짜는 원자료와 한 줄씩 대조하세요. 정리하면 팩트 시트 작성, 초안 요청, 제목·리드문 버전 받기, 덧붙은 문장 점검, 사람의 최종 대조. 이 다섯 단계면 백지에서 시작하는 일은 없어집니다.