회의록 작성 프롬프트: 녹음 텍스트를 결정사항으로 정리

이런 상황이라면

회의가 끝나면 녹음 파일은 남는데, 누가 무엇을 언제까지 하기로 했는지는 다시 들어 봐야 알 수 있는 경우가 많습니다. 녹음을 텍스트로 바꿔도 대화체 그대로라 그대로 공유하기는 어렵습니다. 이럴 때 회의록 양식을 지정한 프롬프트 하나로 결정사항과 할 일을 표로 뽑아 두면, 정리 시간이 크게 줄어듭니다.

준비물

• 툴: ChatGPT (텍스트를 붙여넣는 방식이라 무료 버전으로도 가능, 작성 시점 기준 로그인 없이도 텍스트 대화 가능)
• 회의 텍스트: 클로바노트 같은 음성 텍스트 변환 도구나 화상회의 기록 기능으로 만든 녹취 텍스트
• 요금: 기본 기능은 무료로 시작할 수 있으며, 도구별 유료 요금은 각 공식 안내에서 확인
• 소요시간: 30분 회의 기준 약 5분

따라하기

1단계. 회의 텍스트 준비하기

녹취 텍스트에서 이름, 전화번호, 고객사명처럼 민감한 정보는 '팀장A', '사원B', '고객사1'처럼 바꿔 둡니다. 화자 표시(이름: 발언)가 남아 있으면 담당자를 더 정확하게 뽑아 줍니다. 인식이 틀린 고유명사는 이 단계에서 먼저 고쳐 두는 것이 좋습니다.

2단계. 회의록 양식을 지정한 프롬프트 넣기

양식을 번호로 정해 주고, 녹취에 없는 내용은 추측하지 말라는 규칙을 꼭 넣습니다. 이 한 줄이 있어야 회의 일시처럼 언급되지 않은 정보를 지어내지 않고 '확인 필요'로 남깁니다.

아래는 회의 녹음을 텍스트로 변환한 내용이야. 이 내용을 회의록 양식으로 정리해줘.
양식: 1) 회의 개요(일시, 참석자, 안건) 2) 논의 내용 요약(안건별 2~3줄) 3) 결정사항 4) 할 일(담당자, 기한) 5) 다음 회의 안건
규칙: 녹취에 없는 내용은 추측하지 말고 "확인 필요"로 표시해.

[녹취]
(여기에 회의 녹음을 변환한 텍스트를 붙여넣기)

실행 화면

회의 개요, 안건별 요약, 결정사항, 할 일, 다음 회의 안건이 순서대로 정리되고, 녹취에 없던 회의 일시는 '확인 필요'로 표시됩니다.

3단계. 결정사항·할 일·담당자만 다시 뽑기

공유용으로는 할 일 표가 가장 중요합니다. 같은 대화에서 이어서 요청하면 앞의 녹취를 다시 붙여넣지 않아도 됩니다. 근거 발언을 원문 그대로 붙이게 하면 나중에 검토하기 쉽습니다.

위 회의록에서 결정사항과 할 일만 다시 뽑아줘.
1) 결정사항: 번호와 한 줄 요약
2) 할 일 표: 할 일 | 담당자 | 기한 | 근거 발언(녹취 원문 그대로)
3) 담당자나 기한이 녹취에 없으면 "확인 필요"로 두고, 표 아래에 확인할 질문을 담당자별로 정리해.

실행 화면

담당자와 기한이 녹취에 있는 항목은 그대로 채워지고, 없는 항목은 '확인 필요'로 남아 회의 직후 누구에게 물어볼지 바로 알 수 있습니다.

결과와 전후 비교

작업	수작업	AI 사용
녹취 다시 듣고 요점 정리	20~30분	1~2분
결정사항·할 일 표 만들기	10분	1분
검토와 수정	5분	5분

※ 30분 회의를 기준으로 한 추정치이며, 회의 길이와 녹취 품질에 따라 달라집니다.

주의할 점

• AI도 틀릴 수 있습니다: 비슷한 발언을 합치거나 담당자를 잘못 붙일 수 있으니, 근거 발언 열과 원문을 대조해 확인합니다.
• 날짜 표현: '이번 주 금요일', '다음 주 월요일' 같은 상대 날짜는 실제 날짜로 바꿔서 공유합니다.
• 보안과 개인정보: 회사 보안 정책상 외부 AI 사용이 제한될 수 있습니다. 고객 정보나 기밀 내용은 익명화하거나 회사가 허용한 도구만 사용합니다.
• 공유 전 확인: '확인 필요' 항목은 담당자에게 먼저 물어보고 채운 뒤 회의록을 보냅니다.

회의록에서 뽑은 할 일을 주간보고로 옮길 때는 AI 보고서 작성 프롬프트 글의 템플릿에 그대로 넣으면 됩니다.

한 줄 정리

양식과 '추측 금지' 규칙을 넣은 프롬프트로 회의록을 만들고, 할 일 표를 근거 발언과 함께 다시 뽑으면 회의 정리가 몇 분 안에 끝납니다.